L’article 14 du RGPD
Article 14 – Informations à fournir lorsque les données à caractère personnel n’ont pas été collectées auprès de la personne concernée
Lorsque les données à caractère personnel n’ont pas été collectées auprès de la personne concernée, le responsable du traitement fournit à celle-ci toutes les informations suivantes :
a) l’identité et les coordonnées du responsable du traitement et, le cas échéant, du représentant du responsable du traitement;b) le cas échéant, les coordonnées du délégué à la protection des données;
c) les finalités du traitement auquel sont destinées les données à caractère personnel ainsi que la base juridique du traitement;
d) les catégories de données à caractère personnel concernées;
e) le cas échéant, les destinataires ou les catégories de destinataires des données à caractère personnel;
f) le cas échéant, le fait que le responsable du traitement a l’intention d’effectuer un transfert de données à caractère personnel à un destinataire dans un pays tiers ou une organisation internationale, et l’existence ou l’absence d’une décision d’adéquation rendue par la Commission ou, dans le cas des transferts visés à l’article 46 ou 47, ou à l’article 49, paragraphe 1, deuxième alinéa, la référence aux garanties appropriées ou adaptées et les moyens d’en obtenir une copie ou l’endroit où elles ont été mises à disposition;
En plus des informations visées au paragraphe 1, le responsable du traitement fournit à la personne concernée les informations suivantes nécessaires pour garantir un traitement équitable et transparent à l’égard de la personne concernée:
a) la durée pendant laquelle les données à caractère personnel seront conservées ou, lorsque ce n’est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée;b) lorsque le traitement est fondé sur l’article 6 du RGPD, paragraphe 1, point f), les intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement ou par un tiers;
c) l’existence du droit de demander au responsable du traitement l’accès aux données à caractère personnel, la rectification ou l’effacement de celles-ci, ou une limitation du traitement relatif à la personne concernée, ainsi que du droit de s’opposer au traitement et du droit à la portabilité des données;
d) lorsque le traitement est fondé sur l’article 6, paragraphe 1, point a), ou sur l’article 9, paragraphe 2, point a), l’existence du droit de retirer le consentement à tout moment, sans porter atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci;
e) le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle;
f) la source d’où proviennent les données à caractère personnel et, le cas échéant, une mention indiquant qu’elles sont issues ou non de sources accessibles au public;
g) l’existence d’une prise de décision automatisée, y compris un profilage, visée à l’article 22, paragraphes 1 et 4, et, au moins en pareils cas, des informations utiles concernant la logique sous-jacente, ainsi que l’importance et les conséquences prévues de ce traitement pour la personne concernée.
Le responsable du traitement fournit les informations visées aux paragraphes 1 et 2 :
a) dans un délai raisonnable après avoir obtenu les données à caractère personnel, mais ne dépassant pas un mois, eu égard aux circonstances particulières dans lesquelles les données à caractère personnel sont traitées;b) si les données à caractère personnel doivent être utilisées aux fins de la communication avec la personne concernée, au plus tard au moment de la première communication à ladite personne; ou
c) s’il est envisagé de communiquer les informations à un autre destinataire, au plus tard lorsque les données à caractère personnel sont communiquées pour la première fois.
Lorsqu’il a l’intention d’effectuer un traitement ultérieur des données à caractère personnel pour une finalité autre que celle pour laquelle les données à caractère personnel ont été obtenues, le responsable du traitement fournit au préalable à la personne concernée des informations au sujet de cette autre finalité et toute autre information pertinente visée au paragraphe 2.
Les paragraphes 1 à 4 ne s’appliquent pas lorsque et dans la mesure où:
a) la personne concernée dispose déjà de ces informations;b) la fourniture de telles informations se révèle impossible ou exigerait des efforts disproportionnés, en particulier pour le traitement à des fins archivistiques dans l’intérêt public, à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques sous réserve des conditions et garanties visées à l’article 89, paragraphe 1, ou dans la mesure où l’obligation visée au paragraphe 1 du présent article est susceptible de rendre impossible ou de compromettre gravement la réalisation des objectifs dudit traitement. En pareils cas, le responsable du traitement prend des mesures appropriées pour protéger les droits et libertés ainsi que les intérêts légitimes de la personne concernée, y compris en rendant les informations publiquement disponibles;
c) l’obtention ou la communication des informations sont expressément prévues par le droit de l’Union ou le droit de l’État membre auquel le responsable du traitement est soumis et qui prévoit des mesures appropriées visant à protéger les intérêts légitimes de la personne concernée; ou
d) les données à caractère personnel doivent rester confidentielles en vertu d’une obligation de secret professionnel réglementée par le droit de l’Union ou le droit des États membre, y compris une obligation légale de secret professionnel.
Si l’article 13 du RGPD concernait le fait que la personne concernée était celle fournissant les données, cet article prévoit l’option où les données ne sont pas fournies par la personne elle même. Si cet article renforce le devoir d’information, il multiplie les exceptions générales ; bref ça ajoute au maelstrom général.
Cet article par exemple, vous permet de gérer le parrainage, car l’email et souvent les noms prénoms sont fournis par un ami, et non la personne concernée. Cet article encadre ce traitement en vous obligeant à informer le parrainé. Vous le faisiez surement déjà en partie. Maintenant, les informations citées ci-dessus devront être ajoutées à votre première communication.
Relisez les autres articles notamment le 6, car il ne faut pas l’oublier dans le cadre de celui-ci… Mais ce qu’ajoute l’article 14, c’est le fait que vous deviez fournir ces informations à la personne concernée dans un délai de maximum un mois après la collecte ou au plus tard lorsque les informations sont communiquées pour la première fois à un tiers.
Des exceptions sont prévues
Heureusement, le législateur a prévu que vous ne soyez pas obligé de « relancer » si la personne dispose déjà de ces informations. C’est du bon sens sinon nos clients/prospects vont se faire spammer. Prenons l’exemple d’une Marketplace, imaginez-vous le nombre de parties prenantes? La Marketplace, le vendeur, le transporteur, la banque …
L’autre grande exception est que, si informer la personne s’avère impossible ou beaucoup trop coûteux, la CNIL acceptera que vous n’ayez pas informé votre prospect/client. Encore une formulation qui vous permettra de jouer un peu à la marge. Demandez conseil à un spécialiste RGPD.
Il y a d’autres exceptions, mais elles concernent moins les entreprises standard… C’est pourquoi les juristes sont nécessaires pour bien apprécier les différents cas.
